МОДЕЛЮВАННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ 1. СТВОРЕННЯ НОВОГО БІЗНЕС-ПРОЦЕСУ
- Іван Баранюк
- 29 лют. 2024 р.
- Читати 4 хв
В продовження минулого посту починаємо публікацію реальних кейсів, які так чи інакше стосуються моделювання бізнес-процесів. Зрозуміло, опис кейсів буде дещо спрощений, а назви компаній оприлюднені не будуть (згідно домовленості про конфіденційність). Але ви завжди можете задати всі свої питання тут. Отже, поїхали!
Від певної торгівельної компанії було отримано запит стосовно допомоги в побудові та налаштуванні роботи відділу закупівель. Нижче наведені поетапні результати роботи консультантів щодо вирішення даної проблеми.
Діагностика ситуації
Торгівельна компанія, яка імпортує продукти харчування з Європи не виконує свої зобов’язання перед клієнтами, через що несе постійні втрати у вигляді неотриманого прибутку. Середній відсоток виконання замовлень становить близько 70%. Замовлення постачальнику здійснює відділ продажів реактивно, коли фіксує відсутність товару на складі.
Запропоноване рішення
Створити окремий бізнес-процес з підтримки необхідного рівня залишків на складі , а також найняти нову штатну одиницю менеджера по закупівлям та призначити його відповідальним за виконання даного процесу.
Зміст проекту
Виходячи із запропонованого рішення можна виділити наступні етапи проекту:
опис бізнес-процесу та визначення його показників і меж;
створення моделі бізнес-процесу;
визначення додаткових завдань щодо підвищення імовірності ефективного виконання даного процесу;
визначення критеріїв ефективності відповідального співробітника;
розробка схеми мотивації даного співробітника;
розробка посадової інструкції та вимог до співробітника;
найм та навчання співробітника.
На цьому етапі будується графік виконання проекту, визначається кількість годин та узгоджується вартість виконання проекту, але зараз наводити це не будемо.
Опис бізнес-процесу та визначення його показників і меж.
Кінцевий продукт процесу: залишки товару на складі по 95% асортименту мають бути в межах затверджених норм в будь-який момент часу. Тобто, якщо компанія торгує 100 найменуваннями товару, то в межах норм мають бути як мінімум 95. Чому не 100, спитаєте ви? Тому що іноді підтримка всього асортименту потребує штучно завищених залишків, оскільки продажі мають випадкову складову (їх неможливо точно спрогнозувати), а це – не доцільно з економічної точки зору. А якщо в асортименті кілька тисяч позицій?
Показник результативності процесу: коефіцієнт відповідності нормам – розраховується, як відношення кількості позицій ТМЦ, які знаходяться в межах норми до загальної кількості ТМЦ в асортименті.
Персонал процесу: нова одиниця в штаті – менеджер по закупівлям.
Опис процесу: менеджер по закупівлям щодня аналізує фактичні (з аналітичної бази даних) залишки, порівнює їх з нормами, та, в разі необхідності, формує замовлення постачальнику. Якщо замовлення відповідає умовам роботи з постачальником щодо мінімального замовлення, узгоджує їх з фінансовим відділом та розміщує у постачальника.
Контроль виконання процесу: керівнику запропоновано контролювати процес один раз на тиждень, шляхом отримання від відповідальної особи звіту про коефіцієнт відповідності нормам на кінець тижня в динаміці за останні 3 місяці.
Зв'язок з іншими бізнес-процесами: зображено на схемі.
Модель концептуального рівня - адже бізнес-процес новий, і на даному етапі мова не йде про якийсь аналіз та оптимізації, а головна мета – описати основні етапи процесу. Також відображені основні інформаційні взаємозв’язки.
Визначення додаткових завдань щодо підвищення імовірності ефективного виконання даного процесу.
Наступні пункти стосуються саме нового співробітника. Домовимось відразу – пункти щодо посадової інструкції та найму співробітника ми не розглядаємо, вони на відносяться до нашої теми.
Але є важливе зауваження. Плануючі нову штатну одиницю під новий бізнес-процес необхідно розуміти, а чи буде ця одиниця завантажена на 100% ? Якщо ж ні, то що з цим робити. В нашому випадку виконання нового бізнес-процесу вимагатиме від співробітника від 1 години до 3 годин в залежності від того, чи треба робити нові замовлення, чи ні. В нашому випадку планується, що новий фахівець бути ще шукати нових постачальників, проводити аналіз позицій, які є «завислими» на складі, займатися розрахунком транспортних витрат тощо. Тому, для простоти, ми проілюструємо вирішення питання з показниками його ефективності та винагороди лише для одного процесу – того, який ми впроваджуємо.
Визначення критеріїв ефективності відповідального співробітника
В нашому випадку головний показник ефективності співробітника співпадає з показником результативності процесу. Але є певні «але»…
Як рахувати? Будь-який показник – це або зріз на певний момент часу, або результат певної аналітики. Тобто, неможливо контролювати коефіцієнт відповідності нормам щосекунди. Але ми маємо щоденні показники, тому пропонуємо використовувати такий показник, як середній за місяць коефіцієнт відповідності нормам, який розраховується відношенням суми щоденних показників до кількості робочих днів в місяці.
Хто рахує/перевіряє? На даному етапі показник рахує сам співробітник та подає його вищому керівництву щомісяця разом зі своїм щомісячним звітом.
Як перевіряти? Для перевірки необхідно переформувати щоденні звіти та розрахувати новий показник.
В якості додаткових показників можна використовувати: динаміку втрат від незадоволення замовлень, співвідношення зміни втрат до зміни суми залишків тощо.
Розробка схеми мотивації даного співробітника
До речі, ця задача не є важкою. Але при умові, що ми вирішили попередню. Уявимо, що наш фахівець буде виконувати лише одну функцію. Далі нам необхідно:
a) визначити, який рівень з/п є конкурентним на ринку для даного типу фахівців. Наприклад, 1000 го (грошових одиниць).
b) визначити – чи буде постійна і змінна частини, та які їхні вагові долі. Наприклад, 30% - постійна, та 70% - змінна.
c) визначити, як буде залежати змінна частина від показника ефективності співробітника. Наприклад, якщо коефіцієнт відповідності нормам (КВН) менше 60%, то змінна складова дорівнює 0. А якщо норми перевиконані (більше 95%) – фахівець отримує премію 15%. Всі інші варіанти – в таблиці нижче.
Ну ось і всі завдання виконані. Можна отримувати винагороду в багато-багато го! Жарт, звісно.
Comentários