МОДЕЛЮВАННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ 2. А НАВІЩО?

Процес моделювання  є доволі творчим і дослідницьким. Для того, щоб його результати задовольнили керівництво компанії, треба провести достатньо кропітку роботу по з’ясуванню та візуалізації кінцевого результату. Але не все так страшно. По суті необхідно відповісти на 2 питання.

Питання 1. Навіщо керівництву компанії потрібно моделювання бізнес-процесів.

Взагалі у моделювання бізнес-процесів всього дві глобальні мети. По-перше, це розробка нових процесів, яких раніше не було в компанії -  порядок дій, хто за ці дії відповідає, регламенти тощо. Про це ми поговорили в цьому дописі.

По-друге, зміна існуючих процесів з усіма, так би мовити, наслідками. Зрозуміло, що міняти бізнес-процеси ми плануємо для того, щоб їх покращити, а не навпаки.

Ми навмисно не використовуємо термін оптимізація, адже він вимагає визначення критеріїв для оптимізації та їх значення. Але більшість процесів не мають межі для покращення. В якості прикладу, згадайте еволюцію часу проведення піт-стопів на трасах гонки Формули-1. Якщо в 50-ті роки минулого століття  це займало більше 1 хвилини, то в 2019-му механіки "Ред Булл" обслужили болід нідерландця Макса Ферстапена за 1,82 секунди.

Але покращувати можна окремі параметри: час, вартість, кількість залучених людей, або комплексні – наприклад, якість бізнес-процесу. Ось тут, як правило, диявол і ховається. Чому? Поясню. Дуже часто між консультантом і клієнтом відбувається такий діалог:

-          Які параметри ви хотіли б покращити в даному бізнес-процесі?

-          Час, він займає дуже багато часу.

-          Ок. А багато це скільки? І наскільки треба покращити параметр?

-          … ??? …

Тобто, в 99% випадків від консультанта необхідна побудова моделі «як є», визначення та замір параметрів бізнес-процесу, а вже після цього визначення цільових показників для покращення, а вже потім – будується модель «як має бути». Тобто, робота з моделювання якби подвоюється, що ментально (а іноді і матеріально) навантажує клієнта.

Питання №2. Чи потрібно використовувати для моделювання виключно BPMN.

Про це ми також говорили в цьому дописі. BPMN – це лише інструмент, тому іноді його використання може бути недоцільним або не ефективним. Ось кілька таких випадків.

• Проекти з невеликим обсягом бізнес-процесів: якщо компанія або проект має дуже мало бізнес-процесів або вони досить прості, використання складної графічної нотації, такої як BPMN, може бути перебільшеним. Простіші методи або інші типи діаграм можуть бути ефективнішими.

• Інші види моделювання бізнесу: якщо фокус не тільки на процесах, але й на інших аспектах, таких як структура організації, дані, взаємодія між системами, то інші нотації, такі як UML чи ERD (Entity-Relationship Diagrams), можуть бути більш підходящими.

• Необхідність простоти та швидкості: у випадках, коли основний акцент робиться на простоті та швидкості розробки, використання менш складних інструментів або методів може бути більш доцільним.

• Комунікація з непрофесійними аудиторіями: якщо модель має бути сприйнята широким колом аудиторії, яка може не мати глибокого розуміння BPMN, може бути важко забезпечити зрозумілість та ефективність комунікації.

• Малоформалізовані бізнес-процеси: у випадках, коли бізнес-процеси мають велику ступінь неформальності або часті зміни, витрати на створення і підтримку детальних BPMN-моделей можуть бути непропорційно великими.

Тобто, на самому першому етапі відбувається підміна понять бажань клієнта. Насправді, замість «я хочу впровадити моделювання бізнес-процесів в BPMN» він хоче «покращити певні бізнес-процеси, що, в результаті, має привести до збільшення прибутків компанії». Завдання кваліфікованого консультанта – допомогти клієнту це зрозуміти. Як це зробити? Дуже просто. За результатами діагностики зробити певні кроки по формалізації бажань клієнта. Наприклад, заповнити наступну форму.

По суті – це узгоджене бачення мети моделювання бізнес-процесу. Воно робить співпрацю клієнта та консультанта більш ефективним, а майбутні кроки більш зрозумілими та усвідомленими.

Ну і в якості висновка. Не існує проектів без мети. Чим чіткіша мета – тим більша вірогідність досягти якісного результату проекту. А якісний результат – це той, який задовольняє і замовника, і виконавця. Тому необхідно комунікувати та записувати результати цієї комунікації. Витративши трошки більше часу перед початком проекту, ми можемо зекономити багато зусиль на невиконанні нікому не потрібної роботи та марнуванні власного часу та коштів клієнта.