Страшна тварина хронофаг

І знов про тайм-менеджмент. Чому? Тому, що час – найцінніший та невідновлювальний ресурс. Він найдорожчий для власника підприємства, і, до речі, ще й дуже обмежений.

Трошки математики. Уявимо собі, що ми живемо в нормальних (довоєнних) умовах та працюємо 8 годин на день. Так, в 2022 році нам доведеться відпрацювати 249 днів, або 1992 годину. Але чи дійсно кожний з ваших працівників відпрацює (ефективно) всю цю вказану кількість годин?

Фактори або об’єкти, які відволікають нас від основної діяльності, в тайм-менеджменті прийнято називати хронофагами, тобто, пожирачами або поглиначами часу. В якості хронофагів можуть виступати люди, предмети, стан здоров’я тощо. Але нас, перш за все, цікавлять так звані «корпоративні» хронофаги, які мають місце в компанії, та заважають її співробітникам ефективно використовувати ресурс часу.

Хронофаг також можна вважати різновидом муда (японський термін теорії ощадливого виробництва, що позначає втрати): дія, яка споживає ресурс, але не додає цінності для клієнта.

До найбільш розповсюджених корпоративних хронофагів тайм-менеджмент відносить: нечіткі цілі, відсутність пріоритетів у справах, спроба зробити за один раз занадто багато, особиста необов’язковість, часті відволікання від головної справи тощо. Про це багато написано в книгах про тайм-менеджмент, а я би хотів звернути увагу на декілька «моїх улюблених» хронофагів, які, на мій погляд, приносять дуже багато шкоди для компанії, тому що пожирають час саме керівників, який є найдорожчим як з точки зору оплати праці, так і з точки зору впливу на дії компанії в цілому.

Неефективні комунікації з вищим керівником, тобто час, додатково витрачений на неефективні комунікації, або на додаткові дії в результаті такої комунікації.

Спробуйте підрахувати, скільки часу на тиждень ви чекаєте узгодження управлінського рішення. Зрозуміло, що ви не сидите просто так, а виконуєте якісь інші функції, але ми розуміємо, що узгодження потребують саме “пріоритетні” рішення, які повинні мати найсуттєвіший ефект для компанії.

А якщо відбувається ситуація - “є більш важливі завдання, не до тебе зараз” - це “чисті” втрати часу і зусиль вас як фахівця, адже на даний час результати вашої роботи нікому не цікаві.

Іноді буває ситуація “да, окей, не приходячи в свідомість”. Але потім починаються розмови на тему “скоріш за все ми не так один одного зрозуміли”, і, як висновок, роботу треба переробити.

Неефективні наради. Під неефективними нарадами будемо розуміти такі, які не призводять до прийняття рішень, або витрати на проведення таких нарад не «перекривають» ефект від навіть прийнятих управлінських рішень. За дослідженням консалтингової компанії McKinsey, 61% керівників витрачають на участь в різноманітних нарадах до 7 годин на день і вважать 50% цього часу втраченого неефективно.

Наприклад, «ритуальні» наради, які необхідно проводити за регламентом кожен тиждень. Або наради, присвячені різним урочистим і не дуже датам, наприклад, професійним святам, дню підприємця, дню керівника, сисадміна тощо.

Наради для обговорення питань, в яких більшість учасників не є компетентними. Наприклад, необхідно прийняти рішення щодо прийняття нового вантажного обладнання для складу. Серед учасників наради в цьому питанні може бути компетентним лише одна особа - керівник складу, всі інші – для галочки. Обговорення, в цьому випадку, може звестись до спроби гадати «правильне», з точки зору вищого керівництва, рішення.

Наради для вирішення питань на «5 копійок». На відміну від наради, де більшість є некомпетентною, цей вид нарад – рай для тих, хто любить поговорити та продемонструвати своє домінування в будь-яких питаннях. Наприклад, в порядок денний можуть входити такі питання як встановлення кавових автоматів, вибір кольору одягу для робітників або перелік страв на корпоратив. Як правило, такі питання завжди жваво обговорюються та займають час більший, ніж було відведено на дану нараду.

Ну, і родзинка на торті, політичні офісні ігри. Цей хронофаг заслуговує окремої великої розмови, але зараз - основні моменти. Чи бувало у вас відчуття, що ви все більше і більше часу витрачаєте на якусь внутрішню боротьбу/метушню/інші види марнування енергії і ресурсів компанії, які не мають нічого спільного з цілями компанії? Якщо, раніше, ви витрачали свій час на “боротьбу” з конкурентами, то зараз він витрачається на змагання “хто головніше”, “хто ближче до керівника”, або якесь інше ”у кого більше”? Політичні офісні ігри, як правило, супроводжують розвиток будь-якої компанії, який тягне за собою появу додаткових рівнів влади в організаційній структурі, появу людей з різних культурних, інтелектуальних шарів та з різних поколінь.

Прикладами можуть бути - саботаж при прийнятті колегіальних рішень з різних причин. “Тому, що я вважаю це управлінське рішення невірним”, або “тому, що зі мною не порадились”. Або просто тому, що “ми з Васею дружимо проти Петі”. Іноді це подається під соусом надтурботи про компанію. “Я не можу проголосувати за додаткову штатну одиницю, тому що не бачу економічного обґрунтування/посадової інструкції або мені просто здається, що структура заробітної плати розроблена несправедливо”. Доробки ж можуть тривати тижнями, а збитки в таких випадках, як правило, ніхто не рахує. Найгірше те, що іноді з точки зору власника такі співробітники виглядають як ті, що дійсно хворіють за компанію, а не тільки за свій кар’єрний ріст, а надтурбота насправді виявляється псевдотурботою.

Також, дуже часто можна спостерігати “наради щодо обміну чутками” серед керівників, які об’єднуються в неформальні групи та годинами обговорюють тих, хто не входить до кола обраних.

Інший приклад - спроба вгадати “правильне рішення” власника. Це призводить до безкінечних нарад, або зайвого “дайвінгу” в аналітику і дослідження.

Ну і нарешті, в результаті політичних ігор з’являються недоторкані любимчики, яким сходять з рук будь-які факапи, а їх завдання перекладаються на більш компетентних, відповідальних, але менш майстерних в політиці співробітників.

Спробуємо виявити причини появи хронофагів. Нагадую, що ми говоримо зараз про топів компанії. На мій погляд, найголовніші причини такі.

Перше і найголовніше - це культура управління та витрачання робочого часу, яка походить від найголовнішого керівника або власника підприємства. Загальний стиль управління, контролю, обов’язковість у виконанні своїх обіцянок, і, нарешті, вміння вчасно приходити на наради або відповідати на електронні листи - це запорука того тайм-менеджменту, який буде існувати в компанії.

По-друге, це нечіткі цілі, функції або результати роботи кожного з керівників і, відповідно, їх підрозділів. Це призводить до того, що ніхто не розуміє, в чому полягає робота його колеги, а це в свою чергу знецінює всі отримані результати.

По-третє, непрозора система мотивації, яка викликає відчуття “він робить менше, а отримує більш ніж я”.

Ну і, четверте - це недостатня завантаженість керівників, адже тільки наявність вільного робочого часу може дозволити його витрачати неефективно.

Що з цим робити? Головна порада - якщо у вас з’явилось відчуття того, що рядом з вами живуть хронофаги - порахуйте ваші гроші. Зараз знов трішечки математики. Наприклад, ви проводите щопонеділка нараду з вашими сімома керівниками підрозділів. Нарада присвячена обміну інформацією та займає приблизно годину. Заробітна плата в середньому, кожного з них - 2000 доларів.

Що маємо? 2000*7/160 (середній місячний фонд часу) = 87,5 доларів за нараду. Або 350 доларів на місяць. Або 4200 доларів на рік. Треба замислитись - чи дійсно ці кошти варті такого їх витрачання? Вміння оцінювати в “грошових одиницях” будь-які свої управлінські рішення - це ключова компетенція керівника.

Ну і якщо ви помітили в вашій компанії ці або інші хронофаги і не знаєте що з ними робити - будь ласка, звертайтесь за цим посиланням і вам обов'язково допоможуть.

Чуть не забув… Всі співпадіння - випадкові :))