Чи системна ваша система?

Компанія - це не просто група людей, які працюють разом. Компанія - це складна система, в якій всі компоненти взаємодіють один з одним, щоб досягти спільних цілей. Як правило, це – задоволення певної потреби та, як результат, отримання прибутку.

Як в системі, в компанії можуть бути виділені наступні елементи: різні підрозділи та складові організаційної структури, підсистеми управління: фінанси, маркетинг, виробництво. Але зараз мова не про це. Головне те, що робить систему системою. А це – мета, заради якою існує система. Тому недосягнення головної мети – це і є головний симптом того, що система втрачає системність. Адже годинник, який невірно показує час, вже не є системою, як і авто без двигуна – це лише купа деталей.

Якщо говорити про підприємство, то в якості симптомів можуть виступати:

1. Низька продуктивність: якщо компанія втрачає продуктивність, то це може свідчити про те, що її процеси не оптимізовані, а робота над проектами та завданнями не координується ефективно.

2. Нестабільність: якщо компанія не може забезпечити стабільність своєї діяльності, то це може свідчити про те, що у неї немає чіткої системи управління, або ж та система не працює належним чином.

3. Непрозорість: якщо в компанії немає достатньої прозорості щодо процесів та прийнятих рішень, то це може спричиняти незадоволеність серед співробітників, а також може впливати на взаємодію з клієнтами та партнерами.

Більш докладно симптоми можна подивитись на нашому сайті.

Як би там не було, спробуємо описати процеси діагностики та виправлення ситуації щодо повернення системності компанії. Зрозуміло, що дані схеми не є докладним описом алгоритмів, алгоритми є набагато складнішими. Але ми хотіли б, щоб ви зрозуміли, як відбуваються процеси визначення проблеми, та її усунення в нашій технології.

На наш погляд, всі симптоми «хвороби» антисистемності, засоби її діагностики, та подолання можуть бути представлені у вигляді наступної схеми.

Тобто, вся система управління являє собою шестерню елементів, яка обертається навколо осі «керівник» в одну або в іншу сторону. Чому все так залежить від керівника? Тому, що керівник одночасно є і головною можливістю для розвитку, так і головної її загрозою. Адже саме він приймає рішення в компанії, є відповідальним за визначення загального напрямку та стратегії організації, відповідає за стимулювання зростання, підвищення прибутковості та забезпечення виконання компанією своїх зобов'язань. Але водночас керівник (в більшості випадків, він є власником) є і головним гальмуючим фактором розвитку. Він ризикує потрапити в так звану «пастку засновника», коли на ньому замкнені більшість функцій, а вірно здійснити передачу влади, обов’язків та компетенцій він не може чи не вміє.

Всі дії починаються саме з керівника, його усвідомленого бажання підтримувати ті чи інші зміни. Взагалі ж, в основі схеми лежить процесний підхід, отже вона дуже нагадує всім відомий PDCA-цикл.

Обертання, тобто рух процесу вдосконалення системи управління, за годинниковою стрілкою, символізує «нормальний», органічний розвиток компанії та її системи управління. Обертання ж в зворотному напрямку, говорить про пошук слабких місць та діагностику елементів, в яких треба реалізовувати зміни.

На наступному рисунку наведені схеми впровадження змін щодо двох проектів. Для більш чіткого розуміння номери та кольори елементів відповідають схеми «шестерні» управління.

На лівий частині зображені основні процеси реалізації проекту по відкриттю нового напрямку діяльності підприємства. Схема зображує «нормальну» послідовну реалізацію, коли зміни в одному блоці породжують відповідні зміни в наступному.

Уявимо собі дещо іншу ситуацію. Власник бізнесу звертається з ідеєю впровадження автоматизованої системи бюджетування та просить допомогти йому (права частина рисунку). Оскільки даний аспект стосується блоку №6 «Інструменти управління та автоматизація», проект починається саме з цього елемента. Ми починаємо рухатися в зворотному напрямку з метою відповісти на питання «чи потрібні зміни в тому чи іншому блоці», які мають менший порядковий номер. Тобто це пошук елементів, які потребують змін для успішної реалізації цього проекту. Іншими, більш звичними словами, які організаційні зміни треба здійснити, щоб проект виявився успішним, а не проектом заради проекту.

В будь-якому випадку, незалежно від того, в який бік починається рух, закінчується все там, де і почалося – в сфері керівництва компанії. Там може бути ініційований новий цикл розвитку бізнес-моделі, або знайдене нове «вузьке місце» в системі управління компанією.

Для чого може бути використана дана схема? Для ідентифікації сфер, де необхідно провести організаційні передпроектні зміни або для пошуку вузького місця. Для розуміння організації як системи та ілюстрації системності розвитку консультантом клієнту. Для класифікації консалтингових послуг, проектів розвитку тощо… І головне – для усвідомлення того, що процес удосконалення системи управління компанією є безкінечним.

Але нехай це вже буде нашим з вами Наступним Кроком…